مستند سازی

تعریف مستندسازی

مستندسازی به معنای جمع‌آوری و تهیه مجموعه‌ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت را از آغاز تا پایان آن به تصویر می‌کشد. این فرآیند شامل تحلیل و ارزیابی چگونگی بهره‌برداری و نگهداری از اطلاعات می‌باشد. مستندسازی به عنوان ابزاری مؤثر، امکان استفاده و به کارگیری تجربیات فردی و گروهی را فراهم می‌آورد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دانش و تجربیات گذشته بهره‌برداری بهینه نمایند.

اهمیت مستندسازی

در دنیای امروز، مستندسازی نه تنها به حفظ اطلاعات کمک می‌کند، بلکه به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را بهبود بخشند و از خطاهای گذشته جلوگیری کنند. با استفاده از متدهای مختلف داده‌کاوی، مانند خوشه‌بندی، طبقه‌بندی و کشف قواعد انجمنی، می‌توان به تجزیه و تحلیل عمیق‌تری از داده‌ها پرداخت و الگوهای پنهان را شناسایی کرد. این رویکردها به مستندسازی کمک می‌کنند تا اطلاعات به صورت ساختاریافته و قابل دسترس باقی بمانند و به تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تر منجر شوند.

مستندسازی دانش و ترویج آن در جامعه

مستندسازی دانش و فراهم آوردن شرایط مناسب برای ترویج به‌موقع آن در جامعه، از اهمیت بالایی برخوردار است. این فرایند نه تنها به برقراری ارتباط مؤثر بین علم و جامعه کمک می‌کند، بلکه بستری مناسب برای دسترسی به دانش و اطلاعات فراهم می‌آورد. در واقع، مستندسازی به عنوان کلید مدیریت دانش شناخته می‌شود، که شامل شناسایی، گردآوری و در دسترس قرار دادن سوابق و اسناد تاریخ‌ساز است.

مستندسازی شامل جمع‌آوری اطلاعاتی از قبیل مکاتبات، فایل‌های دیجیتال، تصاویر و دیگر مستندات است که دارای ارزش تاریخی و علمی می‌باشند. این فرایند ممکن است مستلزم خلق اسناد جدید برای پر کردن خلأهای موجود در سوابق تاریخی باشد. به عبارت دیگر، مستندسازی می‌تواند به تولید مستندات جدید برای تکمیل و غنی‌سازی اطلاعات موجود اشاره داشته باشد.

مستندسازی تجربیات

مستندسازی تجربیات به معنای ثبت تمامی عواملی است که بر اتخاذ و اجرای تصمیمات تأثیرگذار بوده است. این فرایند شامل تحلیل محتوایی تصمیم‌های اتخاذ شده با هدف درک بهتر از دانشی است که این تصمیمات را شکل می‌دهد. در این راستا، مستندسازی تجربیات به توصیف ادراکات، نگرانی‌ها، تحلیل‌ها و فعالیت‌های انجام شده در مراحل مختلف تصمیم‌گیری می‌پردازد.

این نوع مستندسازی به تبیین دانش حاصل از تصمیمات در قالب گروه‌های عوامل تأثیرگذار می‌انجامد و به ترتیب زمانی و منطق علت و معلولی سازماندهی می‌شود. به این ترتیب، مستندسازی تجربیات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دانش‌های به‌دست‌آمده برای بهبود فرآیندهای آینده بهره‌برداری کنند و تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند.

جدول انواع و مشخصات مستندات

 سابمیت مقاله - چاپ کتاب - ساز و کار اداری (2019 Microsoft Word)